Office Manager

Viseven Group — міжнародна MarTech компанія, що спеціалізується на інтерактивному контенті та хмарних рішеннях для глобальних фармацевтичних компаній з 2009 року. Постійне зростання та саморозвиток закладені в нашій корпоративній ДНК. Наші унікальні розробки та підходи активно використовуються більш ніж у 50 країнах світу. Рішення Viseven представлені на великих галузевих заходах у Барселоні, Філадельфії, Лондоні тощо.

Команда, яка швидко зростає, включає понад 700+ висококваліфікованих технічних і нетехнічних експертів: front- і back-end розробників, BA фахівців та менеджерів, які створюють, локалізують і налаштовують програми у офісах по всьому світу: Житомир (Україна), Таллінн (Естонія), Познань (Польща), Нью-Делі (Індія), Бриджвотер (США).

Viseven Group — міжнародна MarTech компанія, що спеціалізується на інтерактивному контенті та хмарних рішеннях для глобальних фармацевтичних компаній з 2009 року. Постійне зростання та саморозвиток закладені в нашій корпоративній ДНК. Наші унікальні розробки та підходи активно використовуються більш ніж у 50 країнах світу. Рішення Viseven представлені на великих галузевих заходах у Барселоні, Філадельфії, Лондоні тощо.

Команда, яка швидко зростає, включає понад 700+ висококваліфікованих технічних і нетехнічних експертів: front- і back-end розробників, BA фахівців та менеджерів, які створюють, локалізують і налаштовують програми у офісах по всьому світу: Житомир (Україна), Таллінн (Естонія), Познань (Польща), Нью-Делі (Індія), Бриджвотер (США).

Опис вакансії: Ми шукаємо офіс-менеджера, який/яка буде забезпечитувати ефективну організацію робочих процесів у нашому офісі в Житомирі. Роль передбачає відвідування офісу 5 днів на тиждень (9:00-18:00).

Обов'язки: • Управління закупівлями та постачанням офісних товарів (планування витрат і звітність)

• Ведення електронного і паперового документообігу (зберігання, підписання)

• Зустріч відвідувачів та робота з ними, забезпечення високих стандартів гостинності

• Допомога в організації відряджень (купівля квитків та страховок, бронювання готелів), підтримка співробітників під час поїздок, підготовка та оформлення різних видів запрошень для іноземних клієнтів і партнерів

• Взаємодія з міжнародними колегами та клієнтами, координація організаційних та адміністративних питань у міжнародному робочому середовищі

• Координація роботи зовнішніх підрядників: перекладачів, нотаріусів, кур'єрів, водіїв, сервісних служб тощо

• Допомога в організації загальнокорпоративних заходів та активностей, ініціювання й організація локальних подій для підтримки залученості співробітників, тімбілдингів тощо

• Підтримка HR-відділу у виконанні різноманітних адміністративних завдань

• Підтримка позитивної атмосфери в офісі, своєчасна ескалація виявлених проблем

• Підготовка звітів та збір даних щодо функціонування системи екологічного менеджменту (EMS) та екологічних аспектів діяльності

Вимоги: • Базовий досвід на адміністративних позиціях (офіс-менеджер, персональний асистент, асистент відділу)

• Висока увага до деталей, самоорганізованість та вміння працювати в режимі багатозадачності

• Рівень англійської мови upper-intermediate для спілкування з клієнтами та іноземними гостями

• Впевнений користувач ПК, гарне знання MS Office

• Навички вирішення проблем

Що ми пропонуємо? Команда має для нас велике значення, тому ми цінуємо її та надаємо можливість кожному ділитися своїм баченням, втілювати власні ідеї, зростати у професійному середовищі, зберігаючи баланс між роботою та особистим життям. Приєднавшись до Viseven, ви отримаєте: · Конкурентоспроможну винагороду та регулярний перегляд заробітної плати · Професійне та кар'єрне зростання · Оплачувану відпустку - 18 робочих днів на рік (20 робочих днів після 2 років співпраці) · Лікарняний без підтверджуючих документів - 4 робочих дні на рік · Документально оформлений лікарняний - 20 робочих днів на рік · Відпустку по сімейних обставинах - 3 оплачуваних робочих дні (у разі одруження, народження дитини або тяжкої втрати) · Комплексне медичне страхування (включаючи курс масажів та фізіопроцедур) · Курси вивчення англійської мови · Можливість участі в професійних форумах і конференціях · Регулярні корпоративні заходи та тімбілдінги · Досвідчену команду та дружню атмосферу · Приємне робоче середовище: комфортний, повністю обладнаний офіс та можливість працювати вдома